Privacyverklaring Team EIFFEL

Inhoudsopgave

Wie zijn wij?
Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Met wie delen wij persoonsgegevens?
Technische en organisatorische maatregelen
Functionaris gegevensbescherming
Welke rechten heb je?
Heb je vragen, klachten of is er sprake van een datalek?
Aanpassingen privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Team EIFFEL B.V. is het aanspreekpunt voor de verwerkingen van persoonsgegevens door de volgende (klein)dochtervennootschappen.

DPA B.V. en alle ondernemingen die handelen onder de naamvoering DPA, plus ConQuaestor, Fagro, GEOS IT, PA Jones, SOZA XPERT, Claimingo, en Yobz
Balance ervaring op Projectbasis
TASK integraal projectmanagement
TASK Product & contractmanagement
Palladio Groep B.V.
EIFFEL B.V.
Thorbecke B.V.
Legal Center EIFFEL B.V.
AnalyseCentrum B.V.
Ruimte in Advies B.V.
GemVast B.V.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de volgende websites:

Elk van deze organisaties is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de verwerkingen die binnen haar entiteit plaatvinden.

Binnen Team EIFFEL B.V. en tussen de verschillende ondernemingen van Team EIFFEL B.V. kunnen jouw persoonsgegevens gedeeld worden indien dit noodzakelijk is. Dit kan bijvoorbeeld voor administratieve redenen, als er gebruikt gemaakt wordt van gezamenlijke systemen of als dit noodzakelijk is voor de verbetering van onze dienstverlening richting klanten of medewerkers.

Postadres:
Team EIFFEL
t.a.v. Team Legal
Postbus 3142
6802 DC ARNHEM

Per e-mail:
privacy@teameiffel.nl

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op Clafis B.V. en Care Effect B.V. Zij hebben een eigen privacyverklaring. Zie voor meer informatie: https://www.clafis.nl/privacy/ en https://www.care-effect.nl/privacyverklaring.

2. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor deze doelen:

Om onze overeenkomsten uit te kunnen voeren
Om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving
Voor sollicitatieprocedures en voor loopbaanbegeleiding, training en opleiding, persoonlijke ontwikkeling van onze medewerkers en onderlinge communicatie
Om contact met onze zakelijke relaties te onderhouden en voor marketingactiviteiten
Om een netwerk van sollicitanten en ZZP’ers te onderhouden
Voor onze personeels- en salarisadministratie
Voor onze dienstverlening vanuit Legal Office Juristen
Voor de ontwikkeling en verbetering van onze organisatie
Voor de dienstverlening van Thorbecke

1. Om onze overeenkomsten uit te kunnen voeren

Wij verwerken persoonsgegevens voor de totstandkoming, de uitvoering en de beëindiging van de overeenkomsten die wij aangaan in het kader van onze bedrijfsactiviteiten. Denk hierbij aan inhuur-, arbeids- en stageovereenkomsten met personen die voor ons werkzaam zijn en aan de overeenkomsten met onze opdrachtgevers voor de door ons te verrichten diensten.

2. Om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving

Er gelden diverse wettelijke verplichtingen waarvoor wij persoonsgegevens moeten verwerken. Zo geldt een wettelijke verplichting tot het betalen van loon, loonbelasting en sociale lasten, een wettelijke onderbrengingsplicht voor de uitvoering van de pensioenovereenkomst, een wettelijke verplichting tot het samenwerken met een arbodienst en een identificatieplicht. Zonder het verwerken van persoonsgegevens kunnen wij geen inhuur-, arbeids-, of stageovereenkomst aangaan. Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verwerken voor de verzorging van interne controle en bedrijfsveiligheid, het aanvragen van subsidies, afdrachtverminderingen en overige wet en regelgeving.

3. Voor sollicitatieprocedures en voor loopbaanbegeleiding, training en opleiding, persoonlijke ontwikkeling van onze medewerkers en onderlinge communicatie

Wij verwerken persoonsgegevens om vast te kunnen stellen of er een ‘match’ is tussen de sollicitant, de vacature en onze organisatie. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens om onze medewerkers te kunnen begeleiden in hun persoonlijke ontwikkeling. Bijvoorbeeld door hen trainingen, opleidingen en andere vormen van loopbaanbegeleiding aan te bieden. Ter ondersteuning van onze sollicitatieprocedure en het ontwikkeltraject van onze medewerkers kunnen wij ook gebruikmaken van een zogeheten ‘Talenten Motivatie Analyse’ (TMA). Daarvoor is een aanvullende privacyverklaring vastgesteld die afzonderlijk wordt verstrekt aan de deelnemer. Tenslotte verwerken wij persoonsgegevens bij onderlinge (interne) communicatie binnen onze organisatie.

4. Om contact met onze zakelijke relaties te onderhouden en voor marketingactiviteiten

Wij verwerken persoonsgegevens om contact te kunnen houden met onze contactpersonen bij onze leveranciers, opdrachtgevers, samenwerkingspartners en eventuele andere geïnteresseerden. Zo verwerken we persoonsgegevens om onze relaties gericht op de hoogte te houden over onze dienstverlening met bijvoorbeeld nieuwsbrieven, uitnodigingen voor onze events en gelijksoortige mailings. Ook sturen wij onze zakelijke relaties tevredenheidsonderzoeken en doen we benchmarks om onze dienstverlening continu te verbeteren.

5. Om een netwerk van sollicitanten en ZZP’ers te onderhouden

Wij verwerken persoonsgegevens om een netwerk van ZZP’ers en sollicitanten te onderhouden. Deze kandidaten nodigen wij bijvoorbeeld uit voor onze periodieke wervingsevents of wij stellen hen op de hoogte van eventuele nieuwe opdrachten of vacatures.

6. Voor onze personeels- en salarisadministratie

Wij verwerken persoonsgegevens van onze medewerkers voor onze personeels- en salarisadministratie.

7. Voor onze dienstverlening vanuit Legal Office Juristen

Bij EIFFEL Legal office werken juristen. Deze juristen kunnen worden ingeschakeld door:

Rechtsbijstandsverzekeraars als (externe) deskundige voor de behandeling van geschillen/rechtsbijstandsdossiers. Wanneer een dossier aan ons is uitbesteed, behandelen wij dit dossier en bieden wij rechtshulp bij het geschil. Dit doen wij binnen de grenzen van de verzekering van de cliënt en binnen de voorwaarden die op die verzekering van toepassing zijn. Om deze werkzaamheden te kunnen verrichten verwerken wij persoonsgegevens.
Een organisatie of bedrijf voor het geven van juridisch advies of bijstand. Om dit advies te kunnen geven of de bijstand te kunnen verlenen verwerken wij persoonsgegevens die daarvoor noodzakelijk zijn.

8. Voor de ontwikkeling en verbetering van onze organisatie

Als groeiende organisatie zijn we continu in ontwikkeling. Wij kunnen persoonsgegevens van zakelijke relaties en medewerkers verwerken om onze organisatie te ontwikkelen en te verbeteren. Denk hierbij aan het op orde hebben van onze interne administratie, het faciliteren van een meldpunt voor het indienen van verbetersuggesties, interne en externe klachten, rapportages om onze bedrijfsprocessen in kaart te brengen en managementrapportages om onze organisatie effectief aan te kunnen sturen.

9. Voor de dienstverlening van Thorbecke

Bij Thorbecke werken collega’s die kunnen worden ingeschakeld door publieke organisaties voor werkzaamheden en advies op verschillende gebieden: gegevensbeheer, informatiemanagement, juridische zaken en vastgoedtaxaties. Hiervoor kunnen wij persoonsgegevens verwerken van betrokkenen en belanghebbenden. Om deze werkzaamheden uit te kunnen voeren kunnen wij persoonsgegevens verwerken die daarvoor noodzakelijk zijn.

3. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens als iemand:

Bij ons solliciteert;
Partij is bij een geschil of dossier waarvoor de opdrachtgever Legal Office of Thorbecke heeft ingeschakeld voor juridisch (onafhankelijk) advies of bijstand;
Als externe medewerker voor ons werkzaam is;
Als Zelfstandige Zonder Personeel (ZZP’er) voor ons werkzaamheden verricht of dat in de toekomst graag wilt;
Een zakelijke relatie van ons is en ons diensten en/of producten levert, gebruik maakt van onze dienstverlening of met ons samenwerkt;
Op onze website gegevens achterlaat;
Ontvanger is van onze nieuwsbrief, kennisdocumenten en mailings;
Ons kantoor bezoekt;
Ons event bezoekt;
Op het beeldmateriaal staat van het event;
Verzekerd is voor rechtsbijstand en de rechtsbijstandsverzekeraar Legal Office heeft ingeschakeld voor de behandeling van het dossier;
Partij is bij een geschil of dossier waarvoor de opdrachtgever Legal Office heeft ingeschakeld voor juridisch advies of bijstand;
Partij is bij een dossier waarvoor de opdrachtgever Thorbecke heeft ingeschakeld voor juridisch (onafhankelijk) advies, bijstand of voor een taxatie.

4. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Hieronder beschrijven wij welke persoonsgegevens Team EIFFEL kan verwerken per categorie betrokkenen, wat de grondslag voor die verwerking is en welke bewaartermijn van toepassing is.

1. Sollicitanten

Van sollicitanten verwerken wij deze gegevens:

NAW gegevens en contactinformatie zoals e-mailadres en telefoonnummer
Titel, geboortedatum, geslacht
Curriculium Vitae (CV) (eventueel met pasfoto), informatie over opleiding stages, werkervaring en expertise
LinkedIn-URL
De resultaten van een assessment als dat onderdeel uitmaakt van de procedure
Andere gegevens die relevant zijn voor de beoordeling van de geschiktheid, zoals referenties of getuigschriften
Notities/ gespreksverslag van een sollicitatiegesprek
Communicatie
Gegevens uit de talent motivatie analyse (TMA) die uitgevoerd kan worden als onderdeel van het sollicitatieproces, hiervoor is een aparte privacyverklaring opgesteld die beschikbaar is voor de kandidaat via de TMA portal

Wettelijke grondslag:
Wij verwerken deze gegevens allereerst om aan het sollicitatieverzoek te kunnen voldoen en om voorafgaand aan de sluiting van een eventuele arbeidsovereenkomst maatregelen te nemen. Daarnaast hebben wij er een noodzakelijk en gerechtvaardigd belang bij om onze diensten als zakelijk dienstverlener te kunnen (blijven) verlenen en in dat kader te beschikken over personeel met de juiste kwalificaties en talenten.

Daarnaast kunnen wij de sollicitant vragen om zijn of haar toestemming om de gegevens ook na de sollicitatieprocedure te bewaren omdat wij hem of haar ook graag in de toekomst op de hoogte houden van nieuwe functies of van onze recruitmentevents.

Bewaartermijn:
De gegevens van onze sollicitanten verwijderen wij na verloop van vier weken nadat de sollicitatieprocedure is afgerond. Alleen indien de sollicitant daarvoor toestemming heeft gegeven, dan bewaren wij de gegevens voor de duur van één jaar. Na dat jaar kunnen wij opnieuw vragen om de gegevens te bewaren. Als de gegevens niet langer (mogen) worden bewaard, dan anonimiseren wij de gegevens ten behoeve van analysedoeleinden om ons sollicitatieproces- en beleid te kunnen optimaliseren.

2. Medewerkers en stagiairs

Als iemand bij ons werkzaam is op basis van een arbeids- of stageovereenkomst, zijn dit de belangrijkste gegevens die wij verwerken:

NAW- en contactinformatie (zoals e-mail en telefoonnummer)
Geboortegegevens, geslacht, leeftijd
Nationaliteit
BSN-nummer
Kopie identiteitsbewijs, werkvergunning
Bankrekeningnummer
CV (met informatie over bijvoorbeeld opleiding, stages, werkervaring en pasfoto
Opleidings- en trainingsgegevens (bijvoorbeeld gevolgde opleiding en kopie behaald diploma)
Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de medewerker
Gegevens in het kader van een (eventuele) pre-employment screening, indien dat voor een van onze klanten noodzakelijk is. Denk in dit kader aan onze klanten binnen de financiële sector, waar een wettelijke verplichting geldt om (ingehuurde) arbeidskrachten te screenen
Gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie
Kilometerregistraties (van onze leaserijders). Voor de kilometerregistratie van leaserijders is een apart privacy protocol vastgesteld, dat op het interne netwerk is gepubliceerd en geldt voor de leaserijders met een kilometerregistratie in de auto.
Eventuele sportinteresses
Projectdocumentatie
Gegevens uit de talent motivatie analyse (TMA) , hiervoor is een aparte privacyverklaring opgesteld die beschikbaar is via de TMA portal

Wettelijke grondslag:
Wij verwerken deze gegevens op basis van meerdere grondslagen. We hebben de gegevens nodig om uitvoering te geven aan de arbeids- of stageovereenkomst. En ook om aan diverse wettelijke verplichtingen te voldoen, zoals het uitbetalen van loon, afdragen van loonbelasting en sociale lasten, de wettelijke onderbrengingsplicht voor de uitvoering van de pensioenovereenkomst en vanwege de wettelijke verplichting voor samenwerking met een arbodienst.

Daarnaast verwerken wij eventuele sportinteresses van onze medewerkers om hen te kunnen informeren over en te enthousiasmeren voor de diverse sportevents en vitaliteitsprogramma’s die wij organiseren. Deze programma’s ondersteunen onze bedrijfsfilosofie waarbij wij sport als metafoor aan onze dienstverlening koppelen. En deze programma’s dragen ook bij aan de onderlinge betrokkenheid en vitaliteit van onze medewerkers. Deze gegevensverwerking dient daarmee een gerechtvaardigd belang.

Als groeiende organisatie zijn we continu bezig met onszelf verbeteren en ontwikkelen. Daarvoor kunnen we ook persoonsgegevens van medewerkers verwerken. Deze gegevensverwerking dient daarmee een gerechtvaardigd belang.

Bewaartermijn:
Voor de gegevens van onze medewerkers gelden verschillende bewaartermijnen. Gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn, worden op grond van de wet zeven jaar bewaard nadat een medewerker uit dienst gaat. Voor loonbelastingverklaringen en de kopie van het identiteitsbewijs van de oud-medewerker bestaat een wettelijke bewaartermijn van vijf jaar. Overige informatie wordt binnen twee jaar na uitdiensttreding verwijderd.

3. Externe medewerkers (in dienst van een andere organisatie)

Als wij een medewerker van een andere organisatie inhuren, zijn de belangrijkste gegevens die wij verwerken:

NAW- en contactinformatie (zoals e-mail, telefoonnummer)
Geboortegegevens, geslacht
Nationaliteit
BSN-nummer
Soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur
CV
Specificatie van de gewerkte uren
Als dat van toepassing is: de aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning, notificatie inclusief nummer en geldigheidsduur
Naam, adres en woonplaats van de uitlener en het inschrijvingsnummer van de uitlener bij de Kamer van Koophandel

Wettelijke grondslag
Deze persoonsgegevens verwerken wij op grond van een wettelijke verplichting en ter voorkoming van ‘inlenersaansprakelijkheid’, waarmee ons gerechtvaardigd belang wordt gediend.

Bewaartermijn
Wij bewaren deze gegevens gedurende de wettelijke (fiscale) bewaartermijn (zeven jaar).

4. ZZP'ers

Van ZPP’ers in ons netwerk verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

NAW- en contactinformatie (zoals e-mail, telefoonnummer)
Functieomschrijving
Eventueel geslacht, geboortedatum, nationaliteit, curriculum vitae, opleidingsgegevens, kennis en ervaring, URL LinkedIn, het uurtarief en beschikbaarheidsgegevens

Zodra wij met een ZZP’er een overeenkomst van opdracht aangaan, dan zijn dit de belangrijkste gegevens die wij eveneens verwerken:

Het inschrijvingsnummer bij het handelsregister
Uittreksel handelsregister
Het btw-nummer
Het bankrekeningnummer
Soort, nummer en geldigheidsduur legitimatiebewijs (geen kopie)
Eventueel andere vereiste gegevens afhankelijk van onze opdracht(gever), op grond van een wettelijke plicht

Wettelijke grondslag
Wij verwerken deze gegevens om een netwerk van ZZP’ers te kunnen onderhouden, dat ondersteuning kan bieden aan onze bedrijfsactiviteiten. Hiermee dienen wij ons gerechtvaardigde bedrijfsbelang dat periodiek en persoonlijk contact met de ZZP’ers de (toekomstige) samenwerking bevordert.

Als een overeenkomst van opdracht wordt gesloten, dan verwerken wij de persoonsgegevens om aan die overeenkomst uitvoering te kunnen geven.

Daarnaast bestaat er een wettelijke verplichting voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens voor de fiscale boekhouding.

Wij verwerken de gegevens ook om te kunnen voldoen aan de eisen die de Stichting Normering Arbeid stelt, in het kader van onze NEN 4400 certificering. Daarvoor hebben wij een gerechtvaardigd bedrijfsbelang.

Bewaartermijn
De persoonsgegevens blijven bewaard totdat de ZZP'er om verwijdering van deze gegevens vraagt. Daarnaast verzoeken wij periodiek tot actualisatie/controle van de gegevens aan de ZZP’er, waarbij ook de mogelijkheid wordt geboden om de gegevens te laten verwijderen. Wij gaan eveneens over tot verwijdering van de gegevens, als de actualisatie/controleverzoeken niet (meer) worden opgevolgd. In dat geval gaan wij ervan uit dat er geen prijs meer wordt gesteld op registratie van de gegevens.

Zodra een overeenkomst van opdracht is gesloten, dan worden de daarin verwerkte gegevens gedurende de wettelijke (fiscale) bewaartermijn bewaard (zeven jaar).

5. Zakelijke relaties

Van zakelijke relaties kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Naam
Geslacht
E-mailadres
Telefoonnummer
Organisatie- en afdelingsgegevens
LinkedIn URL
Gedeelde (sport)interesses
Gespreksverslagen en projectdocumentatie
Tevredenheidsonderzoeken
Uitkomsten benchmarkonderzoeken

Wettelijke grondslag
Deze gegevens verwerken wij om uitvoering te kunnen geven aan de diverse inkoop-, samenwerkings- en dienstverleningsovereenkomsten die wij aangaan met onze leveranciers, partners en opdrachtgevers. Daarnaast verwerken wij deze gegevens in het kader van relatiemanagement waarmee in ons gerechtvaardigd belang wordt voorzien, nu het onderhouden van onze relaties bij bedrijven en organisaties de bestaande en mogelijk nieuwe vormen van samenwerking bevordert. Ook kunnen we deze gegevens verwerken voor de verbetering en ontwikkeling van onze organisatie en dienstverlening.

Bewaartermijn
Wij bewaren de persoonsgegevens van onze zakelijke relaties zolang:

In de afgelopen vier jaar contact is onderhouden met de betreffende (afdeling van de) organisatie waarvoor de zakelijke relatie werkzaam is. Onder contact verstaan wij alle vormen van zowel eenzijdig als tweezijdig geregistreerde communicatie. Als deze periode wordt overschreden dan verliest het behoud van de persoonsgegevens haar waarde en daarmee de noodzaak om de gegevens te verwerken. In dat geval gaan wij over tot verwijdering.
In de afgelopen zeven jaar zakelijke diensten door ons zijn verleend aan de (afdeling van de) organisatie waarvoor de zakelijke relatie werkzaam is. Zodra onze dienstverlening is afgerond, hebben wij er belang bij dat de gegevens van onze zakelijke relatie nog een zekere tijd bewaard blijven. Enerzijds in het kader van relatiemanagement en de eventueel gewenste nazorg. Anderzijds voor de mogelijkheid om eventuele vorderingen/gebreken te kunnen beoordelen die na afronding (onvoorzien) naar boven komen. Wij menen de bewaartermijn, mede in verband met de wettelijke verjaringstermijnen alsmede nog enige tijd daarna, op zeven jaar vast te moeten stellen. Deze termijn sluit aan bij de wettelijke (fiscale) bewaartermijn (zeven jaar), waarin wij eveneens aanleiding zien om de contactgegevens van onze zakelijke relaties gedurende die termijn te bewaren.

6. Websitebezoekers

Van websitebezoekers kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

Gegevens betreffende het apparaat dat u gebruikt om onze website te bezoeken, zoals merk en model smartphone of internetbrowser
Op onze website of sociale media account vrijwillig gepubliceerde gegevens (via sociale netwerken, reactie bij een blog, et cetera)
Via onze website vrijwillig ingevulde of achtergelaten gegevens (zoals via een contactformulier, klachtformulier of een aanmeldformulier), hierbij kunnen we deze gegevens verwerken:
- Voornaam
- Achternaam
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Functie
- Naam bedrijf
- Regio
- De inhoud van jouw vraag, verzoek of bericht

Wettelijke grondslag
Deze gegevens verwerken wij voor de werking van onze website of om jouw vragen te kunnen beantwoorden of te kunnen reageren op jouw contactverzoek. Wij hebben dus een noodzakelijk en gerechtvaardigd belang bij het verwerken van deze gegevens. Gegevens over verbetersuggesties en interne/ externe klachten verwerken we voor ons gerechtvaardigde bedrijfsbelang om onze organisatie en dienstverlening te kunnen ontwikkelen en verbeteren en in het kader van klant- en medewerkerstevredenheid.

Bewaartermijn
Wij bewaren gegevens zo lang als het nodig is om aan jouw verzoek te voldoen. Ingediende klachten en verbetersuggesties bewaren wij zolang de klacht in behandeling is en na afhandeling worden de klachten maximaal drie jaar bewaard voor rapportagedoeleinden.

7. Ontvangers van mailings of inhoudelijke content

Wij kunnen periodiek een mailing sturen aan onze klantrelaties maar ook andere geïnteresseerden of oud-medewerkers die zich daarvoor zelf aanmelden. Denk hierbij aan een nieuwsbrief, informatie over onze dienstverlening, vacatures en/of uitnodigingen voor onze events die wij organiseren.

Als iemand zich actief (bijvoorbeeld via een van onze websites) als geïnteresseerde aanmeldt voor onze mailinglist of een event, kunnen wij deze gegevens registreren:

Naam;
E-mailadres;
Telefoonnummer;
Functie;
Naam organisatie;
Vakgebied;
In het geval van een verzonden mailing: de ‘opens en clicks’ waarmee wij inzichtelijk kunnen maken hoe goed deze wordt gelezen. Concreet registreren wij of en wanneer de mailing is afgeleverd en geopend, of en wanneer een specifiek onderwerp is geopend en het type mailclient.

Wettelijke grondslag:
Wij sturen onze klantrelaties mailings in het kader van relatiemanagementdoeleinden. Hiermee dienen wij ons gerechtvaardigde bedrijfsbelang dat periodiek contact met de klantrelatie de (toekomstige) samenwerking bevordert. Voor andere geïnteresseerden verwerken wij gegevens om uitvoering te kunnen geven aan de actieve aanmeldingen (toestemming) via onze website.

Bewaartermijn
De gegevens blijven bewaard zolang de ontvanger de mailings zelf nog wenst te ontvangen. Stelt de ontvanger geen prijs meer op de ontvangst hiervan, dan kan de ontvanger bij elke mailing eenvoudig weer uitschrijven (opt-out).

Voor de aanmelding voor onze events via ons contactformulier geldt dat wij deze gegevens zo lang bewaren als nodig is om aan het (aanmeld)verzoek te kunnen voldoen.

8. Bezoekers kantoorpand

Van de bezoekers van ons pand kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

Naam
Kenteken
Camerabeelden

Wettelijke grondslag
Wij verwerken deze gegevens dus om de toegang tot ons kantoorpand te kunnen controleren en om ervoor te zorgen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot het pand. Het kenteken registreren wij, voor het reserveren van een parkeerplek of het verschaffen van toegang tot de parkeerplaats. Dit is ter beveiliging van onze werknemers, klanten en eigendommen. Daarnaast weten wij wie zich in het pand bevindt als zich een calamiteit voordoet, zoals brand. Wij hebben dus een noodzakelijk en gerechtvaardigd belang bij het verwerken van namen, kentekens en camerabeelden.

Bewaartermijn
De camerabeelden worden niet langer bewaard dan vier weken, tenzij we een goede reden hebben om de beelden langer te bewaren, zoals een politieonderzoek. Daarna worden de beelden verwijderd.

Als we een kenteken hebben geregistreerd wordt deze zo snel mogelijk maar uiterlijk binnen drie maanden na het bezoek aan ons pand verwijderd.

9. Bezoekers van onze events

Van de personen die zich hebben aangemeld voor een van onze events kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Naam
Functie
Organisatie
Dieetwensen
E-mailadres

Wettelijke grondslag
Wij communiceren met deelnemers van het event over het event en verwerken persoonsgegevens van de deelnemers om het event goed te laten verlopen. Zoals het verstrekken van naamkaartjes of het zorgen voor eten dat past bij eventuele dieetwensen. De grondslag voor deze verwerking van persoonsgegevens is een noodzakelijk en gerechtvaardigd belang.

Bewaartermijn
We bewaren gegevens van bezoekers zo lang als noodzakelijk is voor het organiseren van het event.

10. Beeldmateriaal van events

Tijdens onze events kan beeldmateriaal (foto en film) worden gemaakt voor sfeerimpressies en ter promotie van toekomstige soortgelijke events. Het is mogelijk dat de bezoekers van een events op dit beeldmateriaal staan anders dan in groepsverband. Dit beeldmateriaal kan gebruikt worden voor sociale media en op de websites van EIFFEL. Hierbij kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

Naam
Beeldmateriaal waarop een bezoeker staat

Wettelijke grondslag
De grondslag voor het verwerken van het beeldmateriaal van onze events met een sterk individueel karakter, is toestemming.

Aan bezoekers van events wordt toestemming gevraagd om beeldmateriaal waarop zij mogelijk staan, te kunnen gebruiken voor sfeerimpressies en promotie van onze events.

De grondslag voor het verwerken van overig beeldmateriaal van onze events is gerechtvaardigd belang. Team EIFFEL heeft er een noodzakelijk gerechtvaardigd bedrijfsbelang bij om in het kader van haar dienstverlening activiteiten te kunnen promoten en hiervoor beeldmateriaal te kunnen gebruiken.

Toestemming intrekken
Je kunt jouw toestemming voor het beeldmateriaal met een sterk individueel karakter waar jij op staat intrekken. Dit kun je doen door te mailen naar privacy@teameiffel.nl. Wij zorgen er dan voor dat je, zo snel als redelijkerwijs mogelijk is, niet meer herkenbaar bent in het beeldmateriaal dat online staat of stoppen helemaal met het gebruik van het beeldmateriaal.

Bewaartermijn
Periodiek stelt Team EIFFEL vast of het beeldmateriaal nog relevant is en voldoende aansluit op de dan geldende huisstijl van Team EIFFEL en openbaar kan blijven. Als het materiaal niet meer openbaar blijft, kan Team EIFFEL de beelden archiveren.

11. Rechtshulp rechtsbijstand

Van cliënten die via rechtsbijstand bij ons terechtkomen, zijn de belangrijkste gegevens die wij verwerken:

NAW- en contactinformatie (zoals e-mail, telefoonnummer)
Geboortedatum, geslacht
Polisnummer van de rechtsbijstandsverzekering
Administratieve gegevens (denk aan: bankrekeningnummer, arbeidsovereenkomsten, loonstroken, jaaropgaven, medische gegevens)
Andere persoonsgegevens die relevant zijn voor de behandeling van het geschil
Informatie die in de dossierstukken staat
Telefonische contactmomenten en andere correspondentie
Gegevens over andere partijen bij het geschil

De gegevens in het dossier ontvangen wij meestal van de verzekerde of de rechtsbijstandsverzekeraar. Wij kunnen ook persoonsgegevens ontvangen van andere partijen die betrokken zijn bij het geschil, zoals een deskundige of een wederpartij. Welke persoonsgegevens dit zijn, is afhankelijk van het geschil.

Wettelijke grondslag
De grondslag voor het verwerken van de persoonsgegevens is het uitvoeren van de verzekeringsovereenkomst tussen de cliënt en de rechtsbijstandsverzekeraar. De overeenkomst regelt dat de cliënt rechtshulp kan krijgen wanneer er sprake is van een geschil die valt onder de dekking van de verzekering. De verzekeraar kan Legal Office in dat geval inschakelen om het geschil te behandelen. Dit is een opdracht. Wij bieden de cliënt dan rechtshulp bij het geschil.

Voor het verwerken van persoonsgegevens van derden of bijvoorbeeld een wederpartij bij een geschil hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk het kunnen adviseren over een rechtsvordering en indien nodig, een rechtsvordering in te stellen.

Bewaartermijn
Als het geschil is afgehandeld wordt het dossier gesloten. De gesloten dossiers bewaren wij maximaal vijf jaar.

12. Juridische advisering/bijstand

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit nodig is voor het verlenen van juridische dienstverlening aan (overheids-)organisaties en bedrijven. Te denken valt aan de voorbereiding, uitvoering en afronding (inclusief facturatie) van een opdracht in de vorm van het verlenen van juridisch en/of onafhankelijk advies, het opstellen van stukken, het voeren van een gerechtelijke procedure of het verzorgen van juridische kennisoverdracht. Om welke persoonsgegevens het gaat is afhankelijk van het type dienstverlening.

Wettelijke grondslag
De wettelijke grondslag voor het verwerken van de persoonsgegevens is de uitvoering van de overeenkomst met onze opdrachtgever. De verwerking dient het gerechtvaardigd belang om de juridische advisering en/of bijstand in het kader van deze opdracht te kunnen verlenen.

Bewaartermijn
Als een dossier is afgehandeld of het juridische advies is gegeven, sluiten wij het dossier. Na sluiten bewaren wij het dossier nog vijf jaar

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij gaan vertrouwelijk om met persoonsgegevens en wij delen deze gegevens niet zonder gegronde redenen buiten onze organisatie. Er zijn verschillende redenen waarom wij persoonsgegevens kunnen delen.

De ondernemingen binnen de groep Team EIFFEL B.V. werken op verschillende manieren samen en kunnen jouw persoonsgegevens doorgeven aan andere ondernemingen binnen Team EIFFEL B.V.
Wij delen persoonsgegevens als dit bijvoorbeeld noodzakelijk is om uitvoering aan de overeenkomst te geven die wij zijn aangegaan. Denk aan het doorgeven van de gegevens een medewerker aan onze leasemaatschappij in verband met de overeengekomen verstrekking van een leaseauto, het laten zien van de werkervaring aan een (potentieel) opdrachtgever of het delen van persoonsgegevens met opdrachtgevers in het kader van onze SROI-verplichtingen (Social Return On Investment).
Wij kunnen gegevens verstrekken als we daartoe verplicht zijn, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of vonnis of als we bepaalde persoonsgegevens moeten doorgeven aan overheidsinstanties zoals de Belastingdienst.
Persoonsgegevens van onze werknemers en andere door ons ingeschakelde natuurlijke personen kunnen worden verwerkt in het kader van inspecties ten behoeve van het verkrijgen of behouden van gewenste certificeringen in het kader van onze dienstverlening, zoals NEN-4400-1 en ISO-9001.
Tot slot besteden wij ook bepaalde werkzaamheden uit aan andere partijen. Zo hebben wij onze salarisadministratie en het beheer van onze klantendatabase (deels) uitbesteed aan een externe dienstverlener. In die situaties maken we duidelijke en passende afspraken maken over de omgang met de persoonsgegevens en aan welke technische en organisatorische beveiligingseisen moet worden voldaan. Uiteraard delen wij slechts die persoonsgegevens die nodig zijn.

6. Technische en organisatorische maatregelen

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik, onrechtmatige verwerkingen, verlies, vernietiging schade aanpassingen of bekendmakingen. Daarnaast zijn onze medewerkers verplicht tot vertrouwelijkheid en mogen zij jouw persoonsgegevens niet onrechtmatig of onnodig verwerken.

Maken wij gebruik van externe dienstverleners? Dan maken we passende afspraken in een verwerkersovereenkomst. Als wij gebruikmaken van derde partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), dan zorgen wij voor passende waarborgen, zoals doorgifte op grond van SCC’s.

Heb je vragen over de beveiliging van persoonsgegevens of wil je een melding doen? Neem dan contact met ons op via privacy@teameiffel.nl

7. Functionaris gegevensbescherming

Onze Functionaris Gegevensbescherming (FG) informeert en adviseert onze organisatie over onze verplichtingen met betrekking tot de privacywetgeving, de bewustwording hiervan bij medewerkers en ziet toe op de naleving van de AVG. Betrokkenen kunnen desgewenst contact opnemen met de FG over alle aangelegenheden die verband houden met de verwerking van hun gegevens en met de uitoefening van hun privacyrechten. Zie voor de contactgegevens van de FG het onderdeel ‘8. Welke rechten heb je?’.

8. Welke rechten heb je?

Als jouw persoonsgegevens door ons worden verwerkt heb je (mogelijk) recht op:

Inzage in jouw gegevens
Correctie van jouw gegevens als deze niet juist of onvolledig zijn
Verwijdering van jouw gegevens
Beperking van de verwerking van jouw gegevens
Verzet tegen jouw gegevensverwerking
Overdracht van jouw gegevens
Bezwaar tegen geautomatiseerde besluitvorming. Team EIFFEL maakt hier op dit moment geen gebruik van

Daarnaast kun je de door jouw gegeven toestemming voor het verwerken van jouw persoonsgegevens te allen tijde intrekken. De intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van jouw toestemming voor de intrekking daarvan. De intrekking is alleen van toepassing op toekomstige verwerkingen.

Een verzoek om gebruik te maken van jouw rechten kun je sturen naar:

Per post
t.a.v. Privacy, team Legal
Postbus 3142
6802 DC ARNHEM

Per e-mail
privacy@teameiffel.nl

Na ontvangst van jouw verzoek kunnen we contact met je opnemen om je te identificeren. Daarna gaan we jouw verzoek beoordelen. Team EIFFEL is niet verplicht om (volledig) aan jouw verzoek te voldoen.

9. Heb je vragen, klachten of is er sprake van een datalek?

Als je een bezwaar of klacht hebt over een van onze verwerkingen van persoonsgegevens, dan kun je via bovenstaande gegevens contact met ons opnemen. Vanzelfsprekend proberen wij tot een passende oplossing te komen. Daarnaast heb je te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Is er (vermoedelijk) sprake van een datalek, dan verzoeken wij je dit direct te melden via privacy@teameiffel.nl. Vermeld in dat geval je naam, je contactgegevens en een omschrijving van de situatie.

10. Aanpassingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 19-11-2024. Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bij grote wijzigingen informeren we daarover via onze website. Je vindt de meest recente versie altijd op teameiffel.nl/privacyverklaring.